Les étapes pour réussir son événement d’été

L’été, les jours sont un peu plus longs, le rythme est un peu plus lent, les horaires des gens sont plus souples, les vacances et le soleil nous appelle. C’est le bon moment pour planifier et organiser un événement d’été.

Événementiel été 2022
A l’instar des différents festivals d’été, le choix d’une organisation d’événement à l’extérieur possède des avantages indéniables, les gens préférant être en extérieur (surtout le soir), le nombre de places est moins limité et peut s’étendre, mais aussi des inconvénients comme la météo.

Même si les périodes caniculaires s’enchainent, les orages d’été peuvent être soudain et ceux ci sont souvent accompagnés de fortes bourrasques mettant à mal tous les décors et dispositifs trop léger et en carton.

Les événements d’été, les événements d’extérieur doivent prévenir toutes les éventualités.

Access Road décrypte pour vous les cinq (5) éléments qui feront de votre événement une réussite.

Utiliser les infrastructures existantes

Connaitre le terrain ou a lieu l’événement est un plus indubitable.
Zones couvertes, zones ombragés, zones à l’abri de bâtiments, zones naturellement délimitées sont autant d’atouts qui peuvent servir.
Pour contenir et filtrer le public. Pour être à l’abri du soleil, du vent et de la pluie.
Il est primordial de s’assurer que les gens venant en voiture, moto où vélo puissent trouver de la place où se garer.
Des toilettes doivent être proches et accessibles rapidement. Cela peut paraitre anodin, mais cela fait toute la différence.

Nommer correctement le thème de votre événement

Si le public n’aime pas être trompé, il aime encore moins ne pas savoir où il mets les pieds. Avoir une thématique, c’est bien, savoir le vendre avec la bonne appellation, c’est mieux. Attirer le bon public, les bonnes personnes est bien souvent une question de choix de mots.

Donner le bon tempo

La promesse de cocktails à un certain moment de la soirée, une surprise « inattendue » (mais complètement préparée), un animateur qui donne de sa personne et de la musique qui colle parfaitement au thème et aux moments sont des plus values qui donnent le tempo.

Faire participer le public

L’interactivité permet de maintenir le public concentré et éveillé. Les échanges et le jeu des questions/réponses aide à le bonne tenue de l’événement.
L’intégration d’une activité avec le public peut s’avérer très importante. Si l’événement est quotidien où régulier, ne pas hésiter à demander des avis retour par le biais de questionnaire internet ou papier.

Prévoir les à-côtés

Les années qui viennent de s’écouler nous l’ont prouvés. Nous ne sommes ni à l’abri de nouveaux virus, ni à l’abri de déséquilibrés qui peuvent nuire très fortement à la participation grand public.
Savoir prévoir et gérer les à-côtés fera le succès de votre événement.

Ainsi s’il fait très chaud, quelques bouteilles d’eau minérales à disposition (ou à la vente) seront les bienvenus. Des sièges ou fauteuils pour les personnes les plus fragiles si l’événement se fait en parcours ou si la position debout excède les 45 mn.

Des fumigènes à la citronnelle et autres remparts anti moustiques si le coin est propice à leur prolifération.

Enfin, du gel hydroalcoolique et des masques à disposition n’empêcheront plus les gens prudents ou fragiles de participer et d’assister à l’événement.

Et voila, les cinq (5) étapes à suivre pour assurer et peaufiner un événement d’été parfait !